Il problema della redazione dei verbali
La redazione dei verbali di riunione è una delle attività più temute dai professionisti. La necessità di raccogliere informazioni chiave, segnare le decisioni e rendere chiari i compiti assegnati spesso si traduce in frustrazione e perdita di tempo.
Le riunioni possono risultare lunghe e complesse, lasciando ai partecipanti la sensazione di non aver registrato tutto il necessario. Non è raro che, dopo un incontro, i segretari o i project manager si trovino a dover sintetizzare ore di discussioni in un documento che, per sua natura, richiede precisione e chiarezza.
Immagina un project manager che deve comporre il verbale di una riunione di tre ore. Tra risorse umane da ascoltare, diverse opinioni da considerare e l'assegnazione di compiti, il risultato finale tende a risultare poco strutturato, se non confuso. Di fronte a questi problemi, è chiaro che il processo di redazione del verbale necessita di un vero e proprio upgrade.
Esempi concreti nella vita lavorativa
Prendiamo ad esempio un team che si riunisce settimanalmente per discutere l’andamento dei progetti in corso. Ogni incontro vede molte facce note, nuove idee e, inevitabilmente, informazioni cruciali che rischiano di venire dimenticate. Dopo riunioni particolarmente affollate, è comune che alcuni team non riescano a seguire la redazione del verbale, lasciando così irrisolti vari punti chiave.
Pensiamo ora a un meeting tra diversi dipartimenti: vendite, marketing e sviluppo. Ognuno porta le proprie esigenze e suggerimenti, ma trascrivere e raccogliere tutte le decisioni non è solo complesso: è anche un'attività che richiede tempo e attenzione. La mancanza di un documento ben strutturato può portare a errori, come la registrazione di informazioni sbagliate o l’assegnazione di compiti a persone non coinvolte.
In questo contesto, appare evidente la necessità di implementare soluzioni che velocizzino e semplifichino questo processo, liberando i partecipanti da quest’onere e permettendo loro di concentrarsi su ciò che è davvero importante: le decisioni da prendere.
La soluzione con BriefMe
Ecco che arriva in soccorso BriefMe, l’app con intelligenza artificiale che trasforma la redazione dei verbali in un processo rapido e intuitivo. Con BriefMe, tutto ciò che devi fare è: registrare l’audio della riunione; l'AI si occuperà di trascrivere la conversazione per te. Una volta completata la trascrizione, BriefMe genera un riassunto formattato con i punti chiave, decisioni e compiti assegnati, pronto per essere inviato via email a tutti i partecipanti.
Questo approccio non solo riduce il tempo dedicato a redigere i verbali, ma aumenta anche l’accuratezza e la qualità delle informazioni trascritte, grazie all’intelligenza artificiale che riduce il margine di errore. I project manager e i segretari possono finalmente liberarsi dall'onere di scrivere manualmente, dedicando tempo ai contenuti delle riunioni piuttosto che alla scrittura dei verbali.
Come Funziona
- • Registrazione dell'audio: usa l'app BriefMe per registrare le riunioni.
- • Trascrizione automatica: l'AI genera una trascrizione accurata della riunione.
- • Riassunto formattato: ottieni un verbale con punti chiave, decisioni e task assegnati.
- • Email finale: invia il verbale a tutti i partecipanti con un semplice clic.
Strategie per un verbale efficace
1. Registrare l’audio dell’incontro
Uno dei passi fondamentali è registrare l’audio della riunione. Utilizzando BriefMe, l’app ti permette di farlo in modo semplice e intuitivo, con opzioni per selezionare i partecipanti e le modalità di trascrizione più adatte. La registrazione è di alta qualità, il che garantirà una buona riuscita anche in ambienti rumorosi.
2. Lasciare che l’AI trascriva
Una volta completata la registrazione, BriefMe si occupa del resto. Sebbene esistano tecniche per la trascrizione manuale, queste durano ore; mentre l’AI completa il lavoro in pochi minuti e con straordinaria precisione. Questo ti dà la libertà di concentrarti sulle discussioni in corso senza dover distrarti per prendere appunti.
3. Ottenere un riassunto strutturato
Dopo che l'AI ha fatto il suo lavoro, ottieni un riassunto che include puntualmente le decisioni prese e i compiti assegnati. Questo non solo migliora la chiarezza del verbale, ma lo rende anche accessibile e utile per tutti i membri del team. Lasciati guidare dai template di BriefMe, che facilitano ulteriormente la stesura.
Best practices
- • Controllare i punti salienti: Dopo aver ricevuto il verbale, è buona prassi rivedere i punti salienti per assicurarsi che tutto sia corretto. Anche se l'AI è accurata, è bene fare un controllo finale.
- • Correggere nomi e date: Verifica che nomi e date siano esatti nel verbale finale per prevenire malintesi.
- • Condividere feedback: Invita il team a fornire feedback sul verbale, così da migliorare continuamente la qualità delle informazioni registrate.